一昔前までの不動産業界は、取引における電子化が遅れていて、煩雑な紙書類が当たり前のように多く残っていました。
しかし、2021年9月1日にデジタル改革関連法が施行されてから、不動産業界にも電子化の流れが本格化しています。
この記事では、不動産取引に電子契約を導入するための基本知識と、導入による業務の変化点を詳しく解説します。
不動産取引における電子契約の基本と従来との違い
不動産取引にはさまざまな書類が介在し、そのどれもが重要な意味を持っています。
特に契約は、口約束でも成立することがあるので、証拠として契約書は重要です。
まずは、不動産取引における電子契約の基本を知り、法改正でどのように変わったのか、要点を説明します。
電子化が遅れていた不動産取引の契約書類
不動産取引には数多くの書類が必要ですが、ほかの業界と比べると電子化が遅れていたのが不動産業界でした。
これには2つの理由があり、一つは業務が多岐にわたるためプロセスが煩雑化していたことです。
もう一つは、来客や内見など対面での対応を重視する古い体質があることで、電子化を難しいものと判断してしまう背景がありました。
遅れていた契約書類の電子化ですが、特に重要かつ頻繁に交わされる書類は「売買（賃貸借）契約書」「重要事項説明書」です。
ただ、いまだに電子化ができない契約書類もあるので、業務ごとのフロー見直しには注意が必要です。
宅建業法の改正による変更点を確認
少しずつ進められていた不動産取引における契約書類の電子化ですが、2022年5月に改正された宅地建物取引業法で次のような変更がありました。
- 重要事項説明書や37条書面等を交付するとき、宅地建物取引士の押印が不要になる
- 「宅地建物売買等媒介契約書」「重要事項説明書」「売買（賃貸借）契約書」の電子交付が可能になる
見て分かるとおり、電子化が可能になっただけで、義務化されたわけではありません。
また、公正証書による契約締結が必要な「事業用定期借地権設定契約」は、電子化は認められません。
義務化ではないので、今までどおりの紙書類での業務は可能ですが、電子化のメリットだけではなく、顧客ニーズの変化を考えれば、電子化を遅らせることは集客上の重大なリスクになります。
参照：国土交通省「ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について」
電子契約で重要な電子署名の基礎知識
不動産取引に電子契約を導入するためには、従来の署名捺印に代わる「電子署名」への理解を深めておきましょう。
電子署名とは、不動産の電子契約書などの電子文書が作成者本人によって作成され、内容が改ざんされていないことを証明する技術です。
電子文書が原本であること・改ざんされていないことを証明するため、電子証明書を用いた電子署名を行います。
電子証明書は、デジタル公開鍵証明書を発行する「認証局（CA）」が、本人認証と厳しい審査を経て発行しています。
電子署名は、ペーパーレス化社会になくてはならない認証技術で、今後はより一般的に使われるようになるでしょう。
不動産取引に電子契約を取り入れるメリット
不動産取引に電子契約を取り入れるメリットはどこにあるのか、経営者目線で考えられる5つのポイントを紹介します。
業務効率化とコストカット
業務フローに電子契約を取り入れることで、時間や場所による制限を減らし、業務効率を大幅に上げることが可能です。
書面での契約では、対面であることが一般的だったので、顧客の希望に合わせたスケジュール調整、移動が避けられませんでした。
また、契約書類の作成・製本にかかる手間や、郵送などによる時間的なロスも、電子契約で改善できます。
書類保管問題の解決と検索のしやすさ
不動産契約を電子化することで、各種書類の保管もデータ保存が可能になり、書類保管場所が不要になります。
また、電子化された契約書類は検索も容易で、古い契約書を探し回るような無駄な作業もなくなります。
電子化された契約データの保管は、オンライン上に保存することで、データ消失のリスクを回避することが可能です。
スピーディーな業務の実現
電子契約を利用することで、対面あるいは郵送による契約の締結が必要なくなり、業務スピードを上げることが可能です。
電子化された契約書は、オンラインツールやメールで送ることができ、お互い都合のよいタイミングで契約できます。
紙の契約書を郵送で送り、署名捺印後に返送してもらうと、早くても数日間のロスになっていました。
電子契約を取り入れることで、そのような非効率的な業務をなくすことができます。
従業員の負担軽減
不動産取引の電子契約を導入し、業務の効率化を図ることで、従業員の負担を減らすことが可能です。
従業員の負担を軽くすることは、勤務満足度の改善につながり、一人ひとりのパフォーマンスも向上します。
特に個人相手のBtoCビジネスほど、電子契約による勤務時間短縮の効果が期待できます。
お客様にもメリットの多い電子契約
不動産取引に電子契約を導入することは、お客様にとっても大きなメリットのあることです。
1つ目のメリットとして、電子契約書類は現行法制では非課税文書扱いとなるため、契約時の印紙税がかかりません。
10万円以上の不動産の譲渡に関する契約書は、平成26年4月1日から令和9年3月31日までの間に作成されるものは軽減税率が適用されていますが、以下のように印紙税が節約できます。
| 契約金額 | 本則税率 | 軽減税率 |
| 10万円を超え50万円以下のもの | 400円 | 200円 |
| 50万円を超え100万円以下のもの | 1,000円 | 500円 |
| 100万円を超え500万円以下のもの | 2,000円 | 1,000円 |
| 500万円を超え1千万円以下のもの | 10,000円 | 5,000円 |
| 1千万円を超え5千万円以下のもの | 20,000円 | 10,000円 |
| 5千万円を超え 1億円以下のもの | 60,000円 | 30,000円 |
| 1億円を超え 5億円以下のもの | 100,000円 | 60,000円 |
出典：国税庁
例えば、6,000万円の不動産売買契約では軽減税率でも3万円の印紙が必要なところ、電子契約であれば印紙税は不要です。
2つ目のメリットは、不動産売買契約時に必要な4～5種類ほどの契約関係書類への、署名捺印の手間が省けることです。
従来であれば、お客様も飽きるほどの署名と捺印が必要でしたが、電子契約であれば複数の契約書類へ一気に電子署名することができます。
電子契約が一般的になることは、お客様にとってもメリットが多い契約形態です。
電子契約へのニーズの高まりに対応
電子契約をはじめとしたオンライン取引は、若い世代を中心にニーズが高まり続けています。
契約手続きの省力化は、不動産業者だけではなく取引先（顧客）の希望にも沿える取引形態となっていきます。
このようなニーズを捉えることが、今後の集客を左右するかもしれません。
不動産取引に電子契約を導入するデメリットと変わらない点
不動産取引における電子契約には、メリットだけではなくデメリットもあります。
また、電子化では対応できない業務も残り続けるので、そのような部分について知っておきましょう。
業務フローとシステムの構築が必要
電子契約を取り入れる場合、一部だけ電子化するだけでは、かえって業務フローが複雑化します。
電子契約のメリットをしっかりと社内周知し、業務全体を見直すことが成功への近道です。
システム選定と導入スケジュールをしっかり考え、万全の体制をとってから電子契約を導入しましょう。
電子署名を行う当事者の確認に注意
電子契約では、不動産取引に関わる売主（貸主）と買主（借主）、そして宅地建物取引士（仲介業者）が、一度も会うことなく契約を交わすことが可能です。
このような取引では、なりすましのリスクが考えられるので、電子署名を行う当事者の確認には注意が求められます。
電子契約では、本人確認の信頼性が大幅に向上する認証局（CA）が発行する電子証明書を使用するなど、慎重な本人確認が重要です。
セキュリティ対策
電子化された契約書や重要書類には、データの漏えいや改ざんのリスクがつきまといます。
ニュースでも取り上げられたように、大手企業であってもサイバー攻撃を受け、事業に深刻なダメージを負う時代です。
電子契約の導入にあたっては、従業員へのネットセキュリティ教育や、システムのセキュリティ対策が欠かせません。
電子化でも変わらない部分もある
電子契約を導入したとしても、すべての業務が非対面で行えるわけではありません。
買主（借主）が希望の物件を実際に確認する内見や、物件価格を査定するときなどは、現地に足を運ぶことが必要です。
電子契約のように業務を効率化するツールを利用しながら、アナログ的サービスのよさをうまくミックスすることが、ライバルに差をつけるポイントになります。
不動産取引における電子契約の流れ
不動産取引に電子契約を導入したとしても、業務の流れに大きな変化があるわけではありません。
そこで、一般的な不動産取引の流れを追いながら、電子契約導入による変化について説明します。
お客様からの依頼・申込
不動産を売りたい、貸したいというお客様や、不動産を購入したい、あるいは借りたいというお客様から依頼を受けるところからすべてが始まります。
不動産物件の売却を検討しているお客様を例にすると、申込自体は以前からWEB申込が可能だったので大きな変化はありません。
不動産の査定と媒介契約の締結
売却希望の不動産を実地で確認した上で査定額を提示し、納得していただけたら媒介契約を締結します。
この媒介契約書は、2022年の宅建業法改正により電子化が認められた書類の一つです。
PDF化した媒介契約書をアップロードして、売主に電子署名してもらい、契約締結を完了させます。
取引成立後の重要事項説明
媒介契約を締結してから、購入希望者を探すことになりますが、これは従来と何も変わることはありません。
買主が見つかり、住宅ローンの事前審査を通過できたら、重要事項説明を行います。
これも新たに電子化が認められた書類（IT重説）で、今までは宅地建物取引士が買主と対面で説明することが義務でしたが、以下の要件を満たすことでWEBでの説明が可能になりました。
- 映像と音声の双方向性があり、双方が映像と音声を確認できる状況であること
- 重要事項説明書および添付書類をあらかじめ渡してあること
- 送ってあるIT重説等に改変がないか確認し、承諾後でも書面への変更ができることを伝えること
- 宅地建物取引士証をカメラにしっかり提示しておくこと
トラブル防止のために、相互の承諾の上で行っていることが分かる記録を残すことも必要です。
双方に問題がなければ、署名・捺印に代わって電子署名をしてもらいます。
売買（賃貸借）契約の締結
重要事項説明に続いて、不動産売買契約書（37条書面）を電子交付し、買主に電子署名してもらいます。
重要事項説明書や不動産売買契約書の電子化が可能になったのは、これらの文書への押印義務が廃止されたためです。
ただし、不動産賃貸契約と比べ売買契約は取引金額も大きいことから、すべてWEB上で完結することは難しいかもしれません。
実際の取引事例を増やしながら、業務の効率化を進めることが重要です。
物件の引き渡し（入居）
電子契約が認められた書類に問題がなければ取引が成立し、あとは売買代金の決済と物件の引き渡しを行います。
引き渡しに必要な書類や不動産登記関連書類を確認し、ローン実行後に売買代金の精算を行い、物件の鍵や必要な書類を買主に引き渡します。
この段階では、ほぼ紙での契約と変わらない業務ばかりですが、押印位置の間違いや署名漏れなど、人的ミスを防げることが大きなメリットです。
仲介手数料の精算が終われば、電子契約による不動産取引も完了します。
不動産取引の電子契約システムを選ぶポイント
不動産業に電子契約を導入するとして、システム選びはどのようなポイントを中心に考えればいいのか、経営者として悩みどころです。
そこで、電子契約システムでチェックすべきポイントや、さらに踏み込んだ解決法について紹介します。
システムがどこまで網羅されているのか確認
不動産の電子契約システムを導入するときは、契約書などの作成だけではなく、管理までを総合的に網羅しているかチェックしましょう。
コストをかけて電子契約システムを導入する目的は、現在の業務をスリム化し、なおかつ顧客満足度を高めることにあります。
不動産取引のあらゆる業務を一元管理できるシステムであるか確認した上で、最大限活用できるように業務フローの見直しを行うことが不可欠です。
より多くの業務でシステムを有効活用できることが、他社との差別化につながります。
導入実績や活用事例を比較する
電子契約システムを選定するときは、機能性や使い勝手だけではなく、導入実績や活用事例を比較することが重要です。
システムは、導入実績が多いほど信頼性や利便性が高いのが一般的です。
実際にシステムを導入した現場の見学や、活用事例を比較することで、自社業務との親和性が判断できます。
ハウスドゥなら電子契約に対応できる
DX化が遅れているといわれる不動産業界でも、電子契約をはじめとした先進技術の導入がスピードアップされています。
しかし、これから不動産業で開業する、あるいは不動産業を営んでいる方にとって、電子契約システムの導入にかかるコストは軽くはありません。
そこで選択肢に加えたいのが、不動産フランチャイズ「ハウスドゥ」へ加盟し、すでに確かな実績を残しているシステムを活用することです。
ハウスドゥの加盟店は、不動産売買取引における物件・顧客・業者・契約といった情報を一括管理できる「DO NETWORK」をフル活用できます。
また、ハウスドゥはMusubell（ムスベル）などとも提携し、電子契約への取り組みを前進させており、多くの業務領域をカバーすることが可能です。
不動産経営に必要なノウハウ・ネットワークの活用を含め、ハウスドゥを知ることをおすすめします。
まとめ
不動産取引における電子契約は、そのほとんどが解禁され、これから一般的な契約形態になるでしょう。
結論をいえば、不動産取引に電子契約を導入することを躊躇している時間はありません。
電子契約システムを導入するには、すでに実績のあるシステムを選定するか、あるいは不動産フランチャイズへ加盟するなど、複数の選択肢があります。
どれを選択するかは、自社の業務内容や今後の事業展開を踏まえて、最善の選択を考えるべきです。
とはいえ、今後の不動産経営で避けては通れない変化なので、少しでも早く対応することをおすすめします。